ידוע כי ארגונים משקיעים אינסוף משאבים במחלקת המכירות שלהם . זו המחלקה האחראית על הכנסות הארגון, על הרווחיות ועל צמיחתו.                                            אלא שאם ניקח צעד אחורה ונשים לב לעובדה שחיסכון של שקל אחד בהוצאות הרכש = 10 שקלים של מכירות, נעבור לצורת עבודה יעילה ונכונה יותר בארגון.
כיצד נעשה זאת? 

להלן 5 טיפים שיאפשרו לכל מנהל רכש לחסוך בעלויות:

 הנהג מדיניות בקרת הוצאות

לעתים קרובות, חברות משתמשות במדיניות ההוצאות כדי לספק הנחיות לצוות כיצד להוציא ועל מה להוציא.  בנוסף, כחלק ממדיניות השליטה בהוצאות העסק , מומלץ להטמיע תהליך קבלת אישורי הזמנת רכש מעל סכום מסוים. כדי לעשות זאת, יש צורך בהטמעת נוהל עבודה אצל העובדים, המבקש בקשה לאישור הרכישה. את הבקשה יש להעביר באמצעות הדואר האלקטרוני לסבב אישורים, או שניתן לבצע אוטומציה של התהליך באמצעות מערכת רכש אלקטרונית. 

השג שקיפות בהוצאות

התמקד בהשגת שקיפות טובה יותר של הוצאות העסק . זה יעזור לך לא רק להבין היכן אתם מוציאים כסף, אלא גם לזהות הזדמנויות לקיצוץ בהוצאות (cost avoidance) או הזדמנויות בהן תוכל להשיג מחיר טוב יותר עבור אותו מוצר או שירות (Cost savings). ניתוח בסיסי מאוד של הוצאות צריך לענות על שאלות כמו היכן החברה שלך מוציאה כסף? (מוצרים / שירותים), אצל מי? (ספקים) ומי מוציא? (פרט / מחלקות). רצוי לקטלג את ההוצאות בהתאם לקטגוריות שונות (למשל ציוד משרדי, טכנולוגיית מידע, חומרי גלם וכו').

קבל מחיר טוב יותר

ברגע שתבצע ניתוח הוצאות, תדע מה אתה קונה ובאיזה מחיר. לאחר מכן עליך לנסות להשיג תמחור טוב יותר עבור אותם פריטים. ישנן מספר דרכים לעשות זאת:

• בארגונים בהם קיימת מחלקת רכש, הקניין יבצע תהליך פנייה לספקים ע"מ לקבל הצעות מחיר שונות. הרחבת מספר הספקים המציעים יכול להביא לתוצאות מפתיעות. קיימים כלים לביצוע תהליך אלקטרוני לאיסוף הצעות מחיר ואוטומציה של תהליך השוואת ההצעות, ניתוחן והכנת דו"ח התייעלות וחיסכון.
• ניתן להשתמש בשירותי מיקור חוץ לביצוע תהליך רכש אופטימלי המספק שקיפות בהוצאות, ומנהל עבורך משא ומתן על מנת להוזיל עלויות
• אם בארגון מתנהל רכש מבוזר, כדאי לשקול לבצע הליך ריכוז הדרישות מכלל הרוכשים השונים (מחלקות, חברות בת וכו').

נפח רכישה גדול יותר יספק ערך גבוה יותר לארגון. באופן זה, הספקים מתייחסים לכל הרוכשים כחלק מישות יחידה ומאפשר להם להציע מחירים נמוכים יותר ורמות שירות לקוחות גבוהות יותר. גם כאן ניתן לשלב מערכת רכש אלקטרונית שתרכז את הדרישות מכלל הרוכשים ותנתב אותם אל איש הרכש / הקניין המתאים במחלקה.

בחן את תנאי התשלום לספקים שלך

זהה את הספקים המובילים ונהל עימם שיחה בנוגע להארכת תנאי התשלום, נניח משוטף + 30  לשוטף + 60 יום. גם אם זה לא אפשרי אצל כל הספקים, הארכת תנאי התשלום אצל הספקים הגדולים והמרכזיים תעניק דחיפה משמעותית לתזרים המזומנים ולהפחתת עלות ההון החוזר.

צמצם הוצאות לא הכרחיות

הפחתת עלויות עסקיות אינה רק עניין של קיצוץ בהוצאת מזומנים. כדי להפחית את ההוצאות העסקיות, חשוב לנקוט בגישה מתחשבת ושיטתית. מומלץ לבחון את כל הוצאות הארגון כדי לזהות את אלו שאתה יכול לבטל בקלות וללא השפעה שלילית פנים ארגונית.

לדוגמה, ברוב החברות 40% מהדפסות הנייר המשרדי מושלכות לפח תוך 24 שעות לאחר ההדפסה. אם אתה מחשב כמה כסף אתה מוציא על הדפסות, נייר, טונרים וחומרים מתכלים וזמן עבודה, תגלה במהירות כי שימוש באחסון קבצים אלקטרוני יכול לעזור לך להפחית את ההוצאות. (שירותי אחסון חינם כמו גוגל דרייב, דרופבוקס וכו')

 מסקנה : קל יותר לחסוך כסף מאשר לייצר הכנסות.

לכן, מתן דגש וחשיבות לנושא החיסכון וחניכה של העובדים באופן זהה, יאפשר קיצוץ בעלויות בדרך המתאימה, המהירה והקלה ביותר לשיפור הרווחיות של העסק. כלים חדשניים ומתקדמים לביצוע תהליכי רכש אלקטרוניים הם אמצעי חיוני במחלקות רכש השואפות להתייעל.